Kundendienst-Mobil - Kundendienstabrechnung vor Ort mit Notebook

Mittlerweile gehen viele Kundendiensttechniker mit einem Notebook zum Kunden, weil die Heizungsregelungen und diverse Prüfeinrichtungen nur mit einem Rechner einzustellen sind. Da die Notebooks mittlerweile relativ klein und preiswert geworden sind, lohnt das Nachdenken über den Einsatz vor Ort beim Kunden. Eine Notebooklösung bietet außerdem die Chance, für die wichtigsten Geräte Explosionszeichnungen und Ersatzteilkataloge dabei zu haben. Wenn also ohnehin ein Notebook vorhanden ist, bietet es sich an, auch die Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung vor Ort beim Kunden vorzunehmen. Dieser Einsatz gibt allerdings nur Sinn, wenn die Arbeitsergebnisse problemlos zum Hauptrechner im Büro zu übertragen sind.

Bei dem Labelwin-Zusatzmodul Kundendienst-Mobil erhält der Mitarbeiter für von ihm auszuführenden Aufträge alle interessanten Daten auf sein Notebook. Neben den eigentlichen Auftragsdaten werden die kompletten Adressen, Anlagedaten, Messwerte und die Auftragshistorie übertragen. In der besonders wichtigen Historie sind die Aufträge der Vergangenheit aufgeführt. So kann der Mitarbeiter vor Ort sehen, dass der Kollege bereits vor zwei Wochen das gleiche Bauteil erneuert hat. Da bei Labelwin jeder Vorgang neben der Anschreibenadresse auch mit einer Objektadresse versehen ist, funktioniert die Historie auch bei großen Wohnungsbaugesellschaften.

Mit einigen speziellen Erweiterungen ist das Modul mittlerweile bei fünf Junkers-Werkskundendiensten erfolgreich im Einsatz.

Die Abwicklung in Stichworten
Die Aufträge werden unverändert im Büro erfasst, wobei auch hier die oben erwähnte Historie eine große Bedeutung hat. Ein interessanter Aspekt ist sicherlich, dass bei der Erfassung auch die offenen und die überfälligen Posten (in rot) gezeigt werden. Damit wird verhindert, dass bei den säumigen Zahlern die offenen Posten weiter anwachsen.

Zur Übergabe werden in der Tabelle der offenen Aufträge einzelne Zeilen markiert und diese mit allen zugehörigen Daten in eine Datei geschrieben. Diese Datei wird in der Regel gleich als E-Mailanhang an den Kundendiensttechniker gesandt. In der E-Mail kann der Mitarbeiter im Text zusätzlich die Termine und Einsatzorte lesen. Mit einem Doppelklick auf den Dateianhang werden alle Auftragsdaten sofort ohne weitere Eingaben in das Modul Auftragsbearbeitung auf dem Notebook übertragen. Die Funktionalität dieses Programms ist absolut identisch mit der Büroanwendung. Der Kundendiensttechniker kann neue Anlagen erfassen, die Messwerte von vorhandenen Anlagen aktualisieren und selbstverständlich auch die Rechnung vor Ort schreiben.

Für Notdiensteinsätze kann der Techniker auf dem Notebook auch neue Aufträge mit der dazu gehörenden Adresse erfassen. Auch diese Daten werden in das Bürosystem übertragen.
Je nach Situation schreibt der Kundendiensttechniker vor Ort die Rechnung und kann ggf. auch sofort kassieren. Im Prinzip sind folgende Szenarien möglich:
- für diesen Auftrag muss noch Material bestellt werden und er wird erst nach Wareneingang wieder aktiviert
- der Auftrag wird vor Ort in bar bezahlt
- statt Barzahlung unterschreibt der Kunde einen einmaligen Bankeinzug
- der Monteur hinterlässt die Rechnung und der Kunde will überweisen
- die Rechnung wird vor Ort vorbereitet, aber nicht ausgedruckt

Die letzte Situation wird immer dann gewählt werden, wenn der Auftraggeber nicht am Ort des Auftrages wohnt und die Rechnung per Post versandt wird. Auch Sammelrechnungen können dadurch abgewickelt werden.

In allen Fällen wird der Kundendiensttechniker den Status des Auftrages umsetzen und ihn an das Büro zurückgeben. Der Rückweg erfolgt im Prinzip genauso wie der Hinweg. Der Kundendiensttechniker wählt den entsprechenden Menüpunkt an und schreibt damit alle Veränderungen in eine Datei. Diese kann wieder direkt aus dem Rechner als E-Mail versandt, auf Diskette kopiert oder innerhalb des Firmennetzes direkt zum Hauptrechner kopiert werden.
Im Büro:
- die Aufträge werden auf erledigt oder berechnet gesetzt
- Wartungstermine werden automatisch weiter gesetzt
- die abgeschlossenen Rechnungen werden mit den Artikeln gespeichert und als 'bezahlt' im Rechnungsbuch eingetragen
- 'unfertige' Rechnungen werden nur gespeichert und im Protokoll vermerkt. Diese Rechnungen werden über den Auftrag aktiviert, ggf. ergänzt und gedruckt.

Mit dieser Rückübertragung ist gewährleistet, dass die Kundenhistorie auch im Büro gepflegt ist und Informationen wie ‚wann und zu welchem Preis hat der Kunde ein Bauteil gekauft’ , ohne Einschränkung zur Verfügung stehen.

Sicherheit
Der Kundendiensttechniker hat alle für die Auftragsabwicklung wichtigen Daten dabei – aber auch nur diese!
Nach der Rückübertragung ins Büro werden die Daten auf dem Notebook automatisch gelöscht.

Siehe auch: Kundendienst-Mobil mit dem Handheld / PDA, SkeyePad oder TabletPC

und die allgemeine Beschreibung Kundendienst-Modul